Vivemos um período de incerteza no qual surgem diversas dúvidas, procuram-se soluções, e respostas para as quais a experiência e o contributo de todos é fundamental. De acordo com a orientação publicada pela DGS, é necessário que as empresas estejam preparadas para a possibilidade de parte (ou a totalidade) dos seus trabalhadores não irem trabalhar, devido a doença, suspensão de transportes públicos ou encerramento de escolas.

A questão que me têm colocado é precisamente esta: Estarão as empresas preparadas para que as suas equipas trabalhem remotamente? Se a maior parte destas organizações está a acompanhar de perto a transformação digital, porque é que ainda oferecem resistência a um regime de trabalho descentralizado?

A verdade é que uma grande maioria das organizações nacionais se focaram na tão falada digitalização de processos, mas ainda não assumiram na totalidade a transformação do posto de trabalho, ou seja, a adoção de um verdadeiro Modern Workplace.

"Muitas empresas não se afastaram do paradigma do perímetro físico (…) e não estão a tirar partido das ferramentas que já dispõem"

Muitas empresas não saíram do paradigma do seu perímetro físico, do escritório, das sedes e das redes internas. Transformaram efetivamente os processos, as estratégias, mas não se convenceram de que podem realmente continuar com o seu fluxo normal de trabalho, em qualquer lugar e a qualquer momento. Situações como esta ocorrem porque as organizações ainda não depositam total confiança nos sistemas que utilizam, acabando por não beneficiar das vantagens de mobilidade e de flexibilidade que estes potenciam.

Da nossa experiência de mercado, tanto as médias/grandes empresas como as multinacionais adquiriram tecnologias e sistemas que lhes permitem manter as suas funções ativas mesmo em regime de teletrabalho, não afetando a eficiência nem a produtividade. Importa, contudo, ressalvar algumas premissas porque nem todos os sistemas estão corretamente implementados ou configurados.

"Sempre que falamos com os nossos clientes sobre acesso fora do perímetro físico e da rede interna, levantam-se questões sobre a gestão de identidades e controlo de acessos"

A adoção de soluções inovadoras não só facilita a colaboração entre as equipas como também nos permitem centralizar a monitorização de acessos, sabendo quem está a aceder ao quê e quando, de forma transversal, controlada e segura. No entanto, sempre que falamos com os nossos clientes sobre acesso fora do perímetro físico e da rede interna, levantam-se questões sobre a gestão de identidades e o controlo de acessos.

Ao nos desprendermos de um perímetro físico, como é o caso de um escritório, passamos a assegurar um canal principal de comunicação e interação, com acessos e funções bem definidas. Sendo que o colaborador é a identidade e passa a aceder à informação de forma correta, tendo a organização o registo de quem está a aceder a quê e de forma integrada. Estamos, pois, a falar de monitorização de acessos, facilmente aplicável pelos departamentos de IT das organizações.

"É possível definir um conjunto de ferramentas essenciais para potenciar o teletrabalho"

A nossa atuação nesta área de gestão de identidade, segurança, ferramentas de colaboração e produtividade, tem tido, nos últimos anos, o objetivo de não só implementar as soluções, mas também de auxiliar os nossos parceiros e clientes a tirar o maior partido das soluções que já têm licenciadas.

É habitual percebermos que o cliente tem muito mais ferramentas licenciadas do que aquelas que efetivamente utiliza. Muitas vezes, num universo de 1000 utilizadores licenciados e potenciados para usar as ferramentas, apenas ¼ beneficia das vantagens das mesmas. Os restantes tentam encontrar outros métodos para continuar as suas atividades laborais, recorrendo muitas vezes a prática alternativas, não adequadas e pouco seguras. É aqui que surge uma interrupção de colaboração, rapidez nos fluxos de trabalho e de segurança.

Tendo em conta a nossa experiência, sabemos que é possível definir um conjunto de ferramentas essenciais para potenciar o teletrabalho. Ferramentas como o Microsoft Teams, OneDrive ou Exchange online, entre outros, que em conjunto capacitam o colaborador para continuar a trabalhar e a manter-se ativo e a fazê-lo de forma segura, flexível, com acesso a todas as informações sem comprometer a segurança da organização.

É importante referir que todas estas ferramentas já possuem atributos de segurança, contudo, necessitam de ser configurados corretamente para que possam evitar ataques, possibilitando que todas as equipas consigam, através de um canal seguro e monitorizado, efetuar as suas atividades.

"A grande vantagem destas ferramentas é a facilidade de deployment e a rapidez de adaptação do utilizador"

A grande vantagem destas soluções As a Service, de tecnologia moderna, está na implementação mais rápida do que o roll out de uma ferramenta on prem.

A própria adaptação do utilizador às ferramentas é muito intuitiva e célere, dado que as mesmas serão utilizadas independentemente do espaço físico onde se encontrem.

Os benefícios estão à vista e tornar estas ferramentas ainda mais seguras e adaptadas a cada organização, é uma ação relativamente rápida e simples.

A nossa experiência com clientes internacionais permite-nos confirmar que é possível efetuar este tipo de configurações à distância. Por serem ferramentas user-friendly, intuitivas e de rápido deployment, as organizações podem, num espaço temporal de dias, transformar espaços de trabalho de uma forma escalável e executar ações para uma completa adaptação às novas necessidades.

Não comprometa a produtividade da sua organização. Prepare a sua empresa e os seus colaboradores para o teletrabalho!

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Rui Costa | Chief Technology Officer